Dobrze czasami spotkać się z kontrahentami poza przestrzenią biurową czy salą konferencyjną. W bardziej kameralnych warunkach. Idealnym pomysłem jest business lunch połączony z omówieniem warunków współpracy. Oczywiście należy wybrać lokal gastronomiczny na odpowiednim poziomie. Taki, który dysponuje stylowym wnętrzem, posiada urozmaicone menu oraz gwarantuje obsługę na najwyższym poziomie. Warto wiedzieć, jak dobrze wypaść podczas takiego wyjścia.
Dlaczego lunch biznesowy to dobra forma spotkania?
Coraz więcej przedsiębiorców i specjalistów z różnych branż decyduje się na organizowanie spotkań przy lunchu, bo tego typu forma komunikacji sprzyja budowaniu relacji i zaufania. W neutralnym, eleganckim otoczeniu znika biurowa sztywność. Rozmowa staje się bardziej płynna, otwarta, często bardziej szczera. Przy dobrym jedzeniu i profesjonalnej obsłudze łatwiej o pozytywny klimat – a to sprzyja podejmowaniu decyzji i domykaniu negocjacji.
Jak wybrać odpowiedni lokal?
Restauracja, do której zapraszamy kontrahenta, powinna być starannie wybrana. Lokal musi zapewniać nie tylko odpowiednią kuchnię, ale także komfort, prywatność i estetyczne wnętrze. Warto wcześniej zarezerwować stolik w miejscu, które nie będzie zbyt hałaśliwe i w którym można swobodnie rozmawiać. Dobrze, jeśli menu oferuje szeroki wybór – zarówno dla osób ceniących kuchnię klasyczną, jak i tych z konkretnymi preferencjami dietetycznymi. Kluczowa jest również jakość obsługi – kelnerzy powinni być dyskretni, uprzejmi i sprawni.
Co zabrać na spotkanie biznesowe?
Najpotrzebniejsze rzeczy warto spakować w neseser lub elegancką skórzaną torbę. Tak, aby prezentować się profesjonalnie. Spotkania i lunche biznesowe to doskonała okazja do zaprezentowania oferty czy nowego projektu. Należy mieć ze sobą w pełni naładowany laptop, aby móc swobodnie pokazywać slajdy, diagramy i wykresy. Dobrze zabrać także wszelkie broszury, formularze czy wzory umów oraz coś do pisania. Konieczne jest posiadanie wizytówek.
Jak się przygotować do spotkania biznesowego?
Do lunchu z kontrahentem należy podejść tak samo poważnie, jak do spotkania w biurze. Przede wszystkim warto dopracować wszystkie materiały – prezentacje, wykresy, dokumenty – by były kompletne i estetyczne. Jeżeli planujemy pokazać coś na laptopie, sprzęt powinien być w pełni naładowany, a pliki przygotowane wcześniej. Warto mieć również przy sobie broszury, katalogi, wzory umów oraz notatnik. Osoby, które spodziewają się obecności zagranicznych gości, powinny przypomnieć sobie kluczowe słownictwo branżowe w języku angielskim lub innym wymaganym.
Jak się ubrać na biznesowy lunch?
Strój powinien być dostosowany do miejsca, ale zawsze elegancki. Styl smart casual to bezpieczny wybór – marynarka bez krawata, stonowane kolory, klasyczne dodatki. Panowie mogą postawić na koszulę z długim rękawem, a panie na elegancką sukienkę lub garnitur damski. Lepiej unikać przesadnej ekstrawagancji i jaskrawych barw. Ubranie ma podkreślać profesjonalizm i szacunek do rozmówcy – niezależnie od miejsca spotkania.
Przebieg rozmowy – jak poprowadzić lunch biznesowy
Rozmowę warto rozpocząć od lekkich tematów: podróży, miejsca, wydarzeń branżowych. Dopiero po zamówieniu dań lub w trakcie posiłku można płynnie przejść do meritum. Ważne, by nie przeciążać kontrahenta zbyt formalną narracją. Dobry lunch to balans – między konkretem a atmosferą zaufania. Warto też zwrócić uwagę na kulturę przy stole – zbyt szybkie sięganie po telefon, przerywanie kelnerowi lub nieuprzejmość mogą zostać źle odebrane.
Jak zakończyć spotkanie biznesowe?
Końcówka lunchu to moment na podsumowanie rozmów. Jeśli zapadły konkretne ustalenia – warto je spisać i ustalić dalsze kroki. Wtedy też wręcza się wizytówkę i ustala, kto się z kim skontaktuje i w jakim terminie. Istotne jest zaznaczenie, kto do kogo ma zadzwonić czy wysłać mail. Jeżeli podczas spotkania lub lunchu biznesowego uda się zawrzeć kontrakt, trzeba koniecznie dopilnować, czy podpisy zostały złożone we wszystkich wymaganych miejscach. Na sam koniec należy uścisnąć sobie dłonie. Ma to symboliczne znaczenie przypieczętowania tego, co zostało ustalone podczas wcześniejszych rozmów.
Najczęstsze błędy podczas lunchu z kontrahentem
Choć business lunch wydaje się mniej formalny, niektóre błędy mogą kosztować więcej niż nietrafiony slajd w prezentacji. Zbyt swobodny język, narzekanie na firmę lub współpracowników, opowiadanie prywatnych historii, spożywanie alkoholu w nadmiarze czy ignorowanie rozmówcy na rzecz telefonu – to wszystko może zostać odebrane jako brak profesjonalizmu. Warto też pamiętać, że lunch to nie casting – nie należy przerywać, dominować rozmowy ani narzucać się z ofertą.
Lunch biznesowy – narzędzie budowania relacji
Dobrze zorganizowane spotkanie przy lunchu może zadecydować o kierunku współpracy, wzmocnić wizerunek firmy i pomóc w domykaniu projektów. Dla wielu kontrahentów to właśnie „miękkie” aspekty relacji – uprzejmość, szacunek, elastyczność – decydują o ostatecznym „tak”. Dlatego warto traktować business lunch nie jako obowiązek, ale jako szansę – na rozmowę, która może zaowocować trwałą i korzystną współpracą.
Jak zakończyć spotkanie biznesowe?
